Путевые листы 2024

Путевой лист – это ключевой документ в сфере учета транспортных средств, обязательный для всех предприятий, которые работают в транспортной отрасли или используют автомобили для собственных нужд, независимо от того, арендованы они или являются собственностью. В 2021 году произошли изменения в правилах заполнения путевых листов, и эта статья поможет разобраться в новых требованиях и особенностях документа.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист необходим для фиксирования важных данных, связанных с эксплуатацией транспортного средства. В нем отражаются:

• Техническое состояние автомобиля;
• Пройденное расстояние;
• Рабочие часы водителя;
• Все передвижения в течение смены;
• Расход топлива и других материалов.

Эти данные позволяют контролировать использование транспортного средства и оценивать эффективность работы водителя, а также они служат основой для расчета заработной платы сотрудников, задействованных в эксплуатации транспорта.

Документы, которые должен иметь водитель

Во время работы водитель должен иметь при себе:

• Водительское удостоверение с соответствующей категорией;
• Документы на автомобиль и прицеп (если есть);
• Сопроводительные документы на груз (например, товарно-транспортные накладные);
• Разрешения на перевозку особых грузов (если требуется);
• Путевой лист.

Кто заполняет путевой лист

Обычно заполнение путевого листа поручается руководителю подразделения, бухгалтеру, диспетчеру или другому ответственному лицу. Важно, чтобы водитель не заполнял этот документ самостоятельно. Его роль заключается только в подписании листа после приема и сдачи автомобиля, а также в фиксации выполненных поездок.

Путевой лист выдается водителю под расписку и обязательно возвращается в конце рабочего дня. В некоторых случаях документ может быть выдан на более длительный период, например, при междугородних перевозках.

Особенности заполнения путевого листа

В 2021 году в путевые листы были добавлены новые обязательные реквизиты. Организациям нужно либо дополнить существующие формы, либо разработать новые и закрепить их в учетной политике. Заполнение документа осуществляется шариковой ручкой, и в нем не допускаются ошибки или исправления, кроме случаев, когда они внесены правильно и заверены подписью ответственного лица.
Перед тем как автомобиль покинет гараж, путевой лист должен быть подписан механиком, подтверждающим техническое состояние машины, медицинским работником, удостоверяющим состояние водителя, и самим водителем.

Как правильно заполнить путевой лист

Согласно приказу Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368, путевой лист должен содержать следующую информацию:

• Серия и номер документа;
• Дата его составления;
• Сведения о владельце транспортного средства (организация или индивидуальный предприниматель);
• Наименование и адрес организации, выдавшей документ;
• Код ОКПО;
• Период действия путевого листа;
• Сведения о перевозке (новый реквизит с 2021 года);
• Марка автомобиля и другая информация о транспортном средстве;
• Отметка о предрейсовом контроле техсостояния;
• Данные о водителе.

После возвращения автомобиля в гараж фиксируется время прибытия, пройденный километраж, расход топлива, и все эти данные заверяются подписью механика.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом, и его отсутствие может привести к штрафным санкциям в случае налоговой проверки.

Хранение документов

Путевые листы, как и другие первичные документы, должны храниться в течение как минимум пяти лет в условиях, исключающих доступ посторонних лиц.

Журнал учета путевых листов

С 2021 года организация может вести журнал учета путевых листов как в бумажном, так и в электронном виде, при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи для последнего.
Этот текст перефразирован для повышения уникальности, сохраняя при этом основное содержание и структуру исходного материала.